Veseys

Programme Veseys Bulbs de collecte de fonds automne 2009

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Merci d’avoir choisi d’utiliser les bulbes et vivaces hollandais de qualité supérieure de Veseys, dans le cadre du projet de collecte de fonds de votre organisme. Nous espérons que vos efforts seront agréables et couronnés de succès. Voici quelques conseils pratiques qui vous aideront dans votre entreprise.

Vous trouverez ci-joints les articles suivants:

• Des brochures en couleurs de six pages contenant des photographies ainsi que les prix de tous les articles que vous vendrez, de même qu’un formulaire de commande pour chaque vendeur, en page 5;
• Des enveloppes pour recueillir les paiements pour chaque membre;
• Une enveloppe pré-affranchie pour retourner votre formulaire de commande maître;
• Un formulaire de commande maître. Au/à la président(e) – veuillez utiliser ce formulaire lorsque vous passerez votre commande pour l’ensemble de votre organisme. Gardez en tête que le paiement doit être fait avec un seul chèque ou mandat -poste émis par votre organisme, établi à l’ordre de Veseys Bulbs. Les chèques individuels provenant de vos clients ne seront pas acceptés.

Lorsque vous serez prêts à démarrer votre projet de collecte de fonds, suivez tout simplement les étapes suivantes :

1. La brochure en couleurs a été conçue pour aider votre organisme à promouvoir vos efforts de collecte de fonds. Chaque membre de votre équipe de vendeurs bénévoles devrait recevoir une de ces brochures. Ils pourront tenir un registre des articles vendus et des personnes qui les ont achetés, sur le formulaire de commande de la page 5 de cette brochure. Demandez à vos membres d’inscrire le nom de votre organisme à l’endos de la brochure en couleurs. Ils devraient également y inscrire leur propre nom ainsi que leur numéro de téléphone.
2. Chaque membre de votre groupe devrait aussi recevoir une enveloppe servant à recueillir les paiements. Demandez à vos membres d’inscrire le nom de votre organisme sur l’enveloppe servant à recueillir les paiements. Nous vous suggérons de choisir le 1e octobre comme date limite de commande puisque le formulaire de commande maître doit parvenir à Veseys au plus tard le 15 octobre. Nous avons prévu une plage sur l’enveloppe servant à recueillir les paiements pour vous permettre d’indiquer la date limite, à titre d’aide-mémoire pour vos membres/vendeurs.
3. À mesure que vous vous approchez de la date limite de commande, demandez à chaque vendeur de vérifier que ses commandes et ses chèques correspondent correctement quant aux articles commandés, aux montants perçus, etc. Ils devraient alors faire la somme de leurs ventes et remettre leur formulaire de commande (la page 5 de la brochure en couleurs), et leur enveloppe servant à recueillir les paiements au/à la président(e) de la campagne. En fonction de ces formulaires individuels, le(a) président(e) peut alors remplir le formulaire de commande maître. Vous remarquerez qu’il y a sur le formulaire de commande maître des espaces prévus afin que vous puissiez commander des sacs de livraison GRATUITS et des fiches d’instructions de plantation – vous devriez commander suffisamment de ces items pour en avoir pour tous vos clients. Après avoir complété ce formulaire, le(a) président(e) devrait alors expédier un chèque ou mandat bancaire (établi à l’ordre de Veseys Bulbs) en utilisant l’enveloppe pré-affranchie ci-jointe. Veuillez vous assurer que l’adresse à laquelle vous souhaitez recevoir les articles commandés apparaît bien sur le formulaire de commande maître et qu’il s’agit d’une adresse où une livraison peut être faite pendant les heures ouvrables (il est préférable d’éviter les casiers postaux, car on ne vous laissera qu’une carte et vous devrez aller chercher votre colis au bureau de poste). Assurez-vous de mettre à la poste votre commande de telle sorte qu’elle parvienne à Veseys au plus tard le 15 octobre.
4. Pour calculer vos profits, déduisez simplement le “total dû à Veseys” du “montant total recueilli”. Félicitations, vous venez juste de gagner 50 % de ce que vous avez vendu!
5. Veseys traitera votre commande et commencera à l’expédier vers la mi-septembre approximativement. Les commandes seront expédiées selon leur ordre d’arrivée. Vos articles seront emballés dans des cartons d’expédition – vos membres devront en faire le tri et la distribution. Lorsque vous recevrez vos cartons d’expédition contenant vos articles, un feuillet d’instructions y sera inclus afin de vous expliquer comment vous organiser avant de préparer la commande de chacun de vos clients. Chaque emballage sera clairement identifié grâce à une étiquette de couleur présentant une photographie de l’article ainsi que son code. Vos membres peuvent alors assembler chacune des commandes individuelles en se servant des sacs de livraison gratuits que nous vous fournissons, et les distribuer à leurs clients. Si votre saison de croissance est plus hâtive, assurez-vous de passer tôt votre commande, car nous les expédions selon leur ordre d’arrivée.
6. Pour toute question, veuillez nous appeler au 1-800-363-7333.